Übertragung der Diktate und transkribierten Sachtexte

Für die Übermittlung der Audiodateien an ein Schreibbüro stehen unterschiedliche Methoden zur Verfügung, entscheidend sind jedoch die Sicherheitsanforderungen an den zu transkribierenden Inhalt. Im Falle  juristischer oder medizinischer Transkriptionen, Potokollierungen von Vorstandssitzungen oder Produktmeetings in Unternehmen soll der Zugriff Dritter bei der Übermittlung der Daten natürlich ausgeschlossen werden.

Die Email
Die klassische Email bietet kaum einen Schutz, der Anhang ist  meist manuell zu verschlüsseln. Eine klassische Methode ist hier die Verschlüsselung beigefügter Zip-Dateien, doch auch hier müssen die Programme für Ver- und Entschlüsselung von Zip-Dateien kompatibel sein. Kunde und Dienstleister verfügen selten über die gleichen Versionen, wenn es um Software geht.

Übertragungssoftware durch einen Dienstleister
Viele Unternehmen bieten eigene Lösungen zur datenübertragung an. Grundlegendes Prinzip ist die Verschlüsselung der Daten (ZIP/RAR) oder die der Übertragungswege (https). Meist im Hintergrund Ihres PCs laufend, werden die zu transkripierende Dateien bzw. fertige geschriebene Dokumente vom Programm automatisch verschickt bzw. abgerufen. Ein einfaches Abspeichern in einem bestimmten Ordner genügt, auch gerne direkt aus Ihrer Diktiersoftware. In einem zweiten Ordner landen später automatisch die geschriebenen Dokumente, wo Sie diese entnehmen können.

Die Alternative Telefondiktat
Eine Aufzeichnung des Gesprochenen direkt übers Telefon bietet einige Vorteile: Sie benötigen kein
Diktiergerät und die Übertragung findet nicht über Ihren Pc statt. Ein Mobil- oder Festnetztelefon ist meist zur Hand und bietet dazu maximale Unabhängigkeit zum Bürostandort. Sicherheitsbedenken sind hier eher beim Telefonanbieter oder Netztbetreiber zu finden.

Diktiergeräte und Diktatformate

Das MP3-Format ist vielen bekannt und ist weit verbreitet, jedoch gibt es viele Diktiergeräte, die andere Formate, wie z. B. DSS oder DS2 unterstützen.  Die Hersteller der Diktiergeräte sind bemüht durch die Entwicklung spezifischer Komprimierungsverfahren auf dem Diktiergerät möglichst lange Aufnahmedauer zu ermöglichen. Das Problem eigener Dateiformate liegt darin, dass die Dateien ohne Spezialsoftware auf den Notebooks und Computern nicht abgespielt werden können. Vor dem Kauf eines Geräts sollte geklärt werden, ob die Geräte bzw. die Software des Geräts die Audioaufnahmen im MP3 oder WAV-Format speichern können.    

Audio- und Videotranskription

Mit Audio- und Videotranskription wird im Allgemeinen die Verschriftlichung der gesprochenen Sprache verstanden, d. h. die Audio- bzw. Videodatei wird von einer Schreibkraft am PC abgehört und das gehörte wird in einem Textverarbeitungsprogramm geschrieben. Der einfache Fall ist dabei die Verschriftlichung der Diktate, die z. B. mit einem Diktiergerät, Smartphone oder am PC aufgenommen wurden, wenn es um einfache Geschäftsbriefe oder Notizen geht. Einfach ist es, weil das Gesprochene wortwörtlich transkribiert werden kann. Schwieriger wird es, wenn der Diktant undeutlich spricht oder aus einem Fachbereich mit spezifischen Termini kommt, die der Schreibkraft nicht bekannt sind. Die bekanntesten Spezialisierungen von Schreibkräften gibt es in den Bereichen Jura und Medizin. Noch schwieriger wird es, wenn Gespräche von mehreren Personen transkribiert werden müssen und die Stimmung und die Intonation einzelner Gesprächspartner wiedergegeben werden soll, dabei kann es sich um ein Interview (nacheinander) oder ein Streitgespräch/Diskussion (durcheinander) handelt. Wenn die einfache Transkription unzureichend ist, kann die Verschriftung nach einem bestimmten Transkriptionssystem wie GAT (Gesprächsanalytische Transkriptionssystem) oder HIAT(halb-interpretative Arbeits-Transkription) erfolgen.